Ketika.id – Pemerintah Kota Surabaya mulai mendorong transformasi UMKM padat karya dari sistem manual menuju pengelolaan berbasis data. Upaya ini diwujudkan melalui kolaborasi Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah dan Perdagangan (Dinkopumdag) bersama Universitas Kristen (UK) Petra dan Singapore University of Technology and Design (SUTD) untuk memperkuat manajemen Koperasi Sumber Mulia Barokah (SMB) lewat digitalisasi.
Program kolaborasi internasional tersebut melibatkan 60 mahasiswa dari UK Petra dan Singapura yang terjun langsung membedah persoalan manajemen dan operasional Koperasi SMB di Jalan Tambak Wedi, Jumat (9/1/2026). Fokusnya bukan sekadar pendampingan, melainkan merancang sistem digital yang mampu menjawab persoalan nyata koperasi padat karya.
Kepala Dinkopumdag Kota Surabaya, Mia Santi Dewi, mengatakan digitalisasi menjadi strategi Pemkot untuk mendorong UMKM naik kelas secara berkelanjutan. Koperasi SMB dipilih karena dinilai berhasil memberdayakan warga kurang mampu, meski masih menghadapi keterbatasan sistem pengelolaan.
“Koperasi SMB ini padat karya dan perkembangannya bagus. Order sudah masuk dari luar pemerintah. Tapi pengelolaannya masih manual, sehingga perlu sentuhan teknologi agar lebih rapi dan efisien,” ujar Mia.
Menurutnya, kerja sama dengan UK Petra difokuskan pada pengembangan aplikasi manajemen stok dan pemasaran. Sistem ini dirancang untuk mencatat alur produksi secara menyeluruh, mulai dari bahan baku masuk hingga produk selesai, sehingga meminimalkan kesalahan pencatatan.
“Kalau prototipe ini berjalan baik, akan kami replikasi ke UMKM lain di Surabaya. Tujuannya agar tidak ada lagi barang tercecer atau salah hitung akibat sistem manual,” tambahnya.
Dari sisi akademik, Wakil Dekan II School of Business and Management UK Petra, Vido Iskandar, menegaskan program ini dirancang menggunakan metode hackathon. Mahasiswa ditantang menciptakan solusi berbasis machine learning dan data visualization dalam waktu singkat namun aplikatif.
“Output-nya berupa prototipe berbasis web. Mahasiswa bisnis dan informatika kami libatkan agar koperasi bisa mengambil keputusan berbasis data, bukan lagi intuisi semata,” jelas Vido.
Ia menyebut terdapat tiga fokus pengembangan utama, yakni perbaikan sistem pencatatan internal, perluasan jangkauan pasar, serta persiapan pembukaan toko fisik atau stokis pada 2026. “Kami ingin solusi yang benar-benar menjawab persoalan koperasi,” tegasnya.
Ketua Koperasi SMB, Ucik Fatimatuzzahro, menyambut positif program tersebut. Dalam empat tahun berjalan, koperasi dengan 111 anggota penjahit itu telah berkembang dari produsen seragam sekolah menjadi pembuat berbagai jenis pakaian, mulai baju kerja, kaos, hingga busana muslim.
Namun keterbatasan sistem manajemen masih menjadi tantangan utama. “Kami butuh digitalisasi, terutama untuk manajemen SDM dan pemasaran. Harapannya ada sistem seperti ‘rekam medis’ bagi penjahit, sehingga performa dan biaya tenaga kerja bisa tercatat jelas,” kata Ucik.
Dengan basis data yang tertata, koperasi berharap dapat menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP) secara lebih akurat dan siap menyasar pasar di luar Pulau Jawa.
Salah satu mahasiswa UK Petra yang terlibat, Sebastian Yohan Setiadji, mengatakan timnya tengah merancang sistem manajerial yang mencakup pengelolaan stok serta basis harga dari pemasok. Tantangan terbesarnya adalah menggali kebutuhan koperasi secara mendalam.
“Kami berharap koperasi terbuka memberikan data detail, agar sistem yang dibangun benar-benar akurat dan bisa mengelola stok serta proyek secara otomatis,” ujar mahasiswa semester lima jurusan Data Science and Analytics itu.
Sebastian menambahkan, setelah prototipe rampung, pelatihan lanjutan bagi anggota koperasi menjadi kunci keberhasilan digitalisasi.
“Tanpa sosialisasi dan pendampingan, sistem berisiko tidak digunakan dan kembali ke pencatatan manual,” pungkasnya.
