Rapat sering diadakan sebagai pengganti komunikasi tulis yang efektif. Alih-alih mengirimkan ringkasan proyek yang jelas atau laporan singkat, banyak pihak lebih memilih untuk mengadakan rapat untuk menyampaikan informasi. Hal ini bisa terjadi karena malas menulis, atau karena merasa bahwa informasi lebih mudah dicerna saat disampaikan secara verbal. Sayangnya, ini sering kali berujung pada rapat yang tidak produktif karena informasi sudah bisa disampaikan melalui email atau platform komunikasi lain.
Banyak rapat yang diadakan tanpa tujuan atau agenda yang jelas. Sering kali, undangan rapat hanya berisi judul umum tanpa rincian spesifik mengenai apa yang harus dibahas atau hasil apa yang diharapkan. Rapat semacam ini cenderung berlarut-larut tanpa hasil yang konkret karena pesertanya tidak tahu persis apa yang harus mereka lakukan. Ini menjadi siklus yang merugikan: rapat diadakan, tidak ada hasil, lalu diadakan lagi rapat untuk menindaklanjuti.
Di beberapa perusahaan, hirarki yang kaku memaksa adanya rapat. Keputusan tidak dapat diambil oleh satu orang, melainkan harus disetujui oleh banyak manajer atau petinggi. Proses ini membutuhkan serangkaian rapat di setiap level, mulai dari tim, manajer, hingga direktur, untuk mendapatkan persetujuan. Ini membuat proses pengambilan keputusan menjadi sangat lambat dan memakan banyak waktu.
